Urząd Gminy Kochanowice Biuletyn Informacji Publicznej

ZARZĄDZENIE NR 136/08
Wójta Gminy Kochanowice
z dnia 4 stycznia 2008 r.
w sprawie zasad rozliczania podróży służbowych pracowników Urzędu Gminy
oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) w związku z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), zarządzam, co następuje:

§ 1

1. Środek transportu właściwy dla odbycia podróży służbowej określa pracodawca lub osoba z jego upoważnienia, zwani dalej „Pracodawcą”, zlecającym wyjazd w poleceniu wyjazdu służbowego.
2. W przypadku zmiany przez pracownika bez uzgodnienia z Pracodawcą środka transportu pracodawca dokonuje zwrotu kosztów tylko do wysokości wynikającej z ceny przejazdu środkiem transportu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.
3. W szczególnie uzasadnionych wypadkach na wniosek pracownika lub za zgodą Pracodawcy, pracodawca może uwzględnić koszty przejazdu w wysokości faktycznie poniesionych w związku ze zmianą środka transportu.

§ 2

1. Zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu PKP, PKS lub innego przewoźnika następuje w wysokości ceny biletu.
2.Rozliczenie kosztów przejazdu odnosi się do wydatku rzeczywistego z uwzględnieniem ulg przysługujących pracownikowi bez względu na to, z jakiego tytułu pracownikowi ta ulga przysługuje. Potwierdzeniem kosztów są bilety załączone do rozliczonej delegacji.
3.Pracownik powinien udać się do miejsca określonego w delegacji możliwie najtańszym środkiem transportu (PKS, PKP lub inny przewoźnik) na danej trasie w określonym czasie.

§ 3

W przypadku braku możliwości przedłożenia biletu (zagubienia), itp. należy przedstawić odpowiednie oświadczenie wyjaśniające, w którym zawarte są wszystkie dane dotyczące danego dokumentu, tj. w szczególności cena biletu, miejsce podróży, data odbytej podróży.

§ 4

1. Wykorzystanie w podróży służbowej samochodu prywatnego możliwe jest wyłącznie na wniosek pracownika i za zgodą Pracodawcy. Zwrot kosztów przejazdu następuje według stawek za 1 kilometr przebiegu określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) - stawka uzależniona jest od pojemności silnika.
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera co najmniej następujące informacje: numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, datę wyjazdu i cel. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
3. Pracownik, po uzyskaniu zgody Pracodawcy na używanie do celów służbowych prywatnego pojazdu, dodatkowo jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawkę za 1 km przebiegu oraz podpis Pracodawcy i jego dane. Wzór ewidencji przebiegu pojazdu stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.
4. Na podstawie rozporządzenia wymienionego w ust. 1 Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem umowę cywilnoprawną na używanie prywatnego pojazdu w celach służbowych do jazd lokalnych
celem zwrotu kosztów używania tego pojazdu. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala w umowie Pracodawca uwzględniając obowiązujący w tym zakresie przepis. Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia. Na koniec każdego miesiąca pracownik składa oświadczenie w sprawie używania prywatnego pojazdu do celów służbowych podlegające zatwierdzeniu przez Pracodawcę. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

§ 5

W przypadku gdy podróż służbową odbywa kilka osób jednym samochodem prywatnym, koszty przejazdu rozlicza tylko jedna osoba tj. dysponent pojazdu z zastosowaniem stawki za 1 km przebiegu zgodnie z § 4. Pozostałe osoby podróżujące tym samochodem mogą rozliczyć wyłącznie koszty związane z podróżą, np. diety, jeżeli takie przysługują.
§ 7

W sytuacjach uzasadnionych (poza zgubieniem biletu, itp.) może być dopuszczone za wyłączną zgodą Pracodawcy, rozliczenie podróży służbowej bez przedstawiania biletu, gdy pracownik uzasadni konieczność i zasadność wykorzystania samochodu prywatnego do celów służbowych np. trudny dojazd do celu podróży, wyjazd większej liczby pracowników w tym samym celu i w to samo miejsce. Rozliczenie nastąpi po kosztach aktualnych stawek za 1 km przejazdu określonych przytoczonym rozporządzeniem.

§ 8

Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika winno być dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


Wójt

mgr inż. Ireneusz Czech